会議は1時間以内

今回、理事長になって最初の理事会は3時間以上かかった。

会議の目的は、情報伝達・意思決定・意見調整・及びその併用と大別され、さらに細分化すると、(1)情報収集 (2)伝達 (3)交流 (4)参加者の教育・スキル向上、そして (5)問題解決 (6)意思統一・一体感・帰属意識の醸成、がある。

3時間もかかった理由は、1,2を会議の中でやってしまったからだろう。

前理事長から仕事を引き継いだときに、工事の業者を理事会に呼んでいる、ということで、理事会のときに過去の工事の経緯を聞いたわけです。そして、その場で質問したり。 …こんなことしていて会議が1時間で終わるはずもありません。

それでも、当初の目標は2時間でした。顔合わせはやっていたものの、最初の理事会でもあるし、ある程度は様子見も必要だとも思いました。しかし、気がついたら3時間経っていたとは。

理事をやっていて何が嫌って、会議に出なきゃいけないのが嫌というものです。月に一回とはいえ、土曜日の昼から3時間も拘束されたら、どこにも遊びにいけないじゃないかと。

こう、力説されると、ごもっとも、と、いうほかありません。何とかして短くしないといけません。

ただ、通常会議を開催するとき習慣で2時間を設定するが、1時間で充分である。筆者は、ある時から自分の主催する会議をすべて1時間に設定した。すると長引いても1.5時間で終わり、やがて1時間で終わるようになった。

ということで、第2回理事会は平日の夜8時から1時間で設定し、かろうじて1.5時間で会議を終了することができた。議題は第1回と同じくらい。議事録も同じくらいの枚数にもかかわらず、時間は半分に短縮できた。

今回は、（急ぎだったこともあり）管理会社からの報告書が当日にしか配れなかったが、次回からは理事会の案内とともに配って事前に目を通してもらうことにしているので、おそらく1時間で終われるだろう。