6月の最初の日曜日に現在住んでいるマンションの定期総会を実施する予定です。
その前に、3月末に以前住んでいたマンションの定期総会に出席しました。
輪番制にして5期目になるでしょうか。
総戸数が31で、役員は5人、その内1人が留任するわけですから、毎年4人が新しく役員になるわけです。
輪番制になる前の役員を除けば、7期で一周する計算です。
手元の資料によると、今期の役員を除いて未経験の家は後5軒です。
来期は現状のままいけますが、来期のうちにシステムを考えないと、2010年の3月に行われるであろう定期総会で役員のなり手がいなくなってしまいます。


このマンションでは、私が理事長をやっていた時にした約束があります。

以前理事長をやっていたマンションは、31戸で役員が5人。
候補者に困って輪番制を導入したものの、うまく稼動しているのかよくわからない。
先日、総会に出席したが、新旧役員以外は私とあと一人だけ。
ただ「理事長は、監事として次期役員に再選するよう努める」という条件は守られているようです。

今期もきっちりと守られていました。一応は機能しているようです。
しかし、実際には少しずつほころびが出来ています。
2年ほど前にフロントマンが変わりました。
丁度フロントマンが変わってから3年が経ったでしょうか。
今の管理会社になってから3人目になります。
オブザーバー制度ということで、役員経験者には理事会の開催案内を送付していましたが、それがいつの間にかなくなりました。
前期の理事会でそういう決定があったのだと思うことにしました。
議事録を全戸に配布することにしていましたが、それがなくなりました。
特に個人情報の関係で管理会社も神経質になっていることもあり、これも前期の理事会で決まったのだと思うことにしました。
しかし、総会で確認したところ、そのような事実は無く、ただ単にフロント同士の引継ぎが不足していたことに尽きます。
先日の総会でそれが発覚しました。
やはり、「管理会社の価値は担当者で決まる」なのです。
管理会社変更のときは、決して手を抜いて管理をするような会社ではありませんでした。
しかし、担当者が変わるごとに担当者(管理会社)の熱意は薄れていきました。
結局、建設当時からの問題である「自転車置き場」についてもいまだ解決できていません。
管理費、修繕積立金の値上げについても、何も変わっていません。値上げしなければいざという時に一時金として支払うしか方法がないのに、です。
そして気づきました。
「外部の目」でみると、こんなにもよく見えるものかと。
理事長に対して問い詰めたくなるものなのかと。
私も、今のマンションでは色々と叩かれています。
自分勝手で強引だ、口ばっかりで行動が伴わない、など。
前者の例だと、NPO法人に加入したい、という話を理事にちゃんと理解を得られないまま総会に諮ったことがありました。
そのNPO法人は、略称で「NPO集改センター」といい、 管理組合会員となることで、顧問を雇うよりは安く知恵を借りることが出来ます。
また、管理会社に対しては根拠を持った提案・指示が出来るようになる、という利点もあります。
説明してもあまりピンと来ないのは、管理会社がいるのに「知恵のある第三者」が必要な理由がわからないからだと思います。
しかし、総会で反対意見が多かったため、希望者を募った上で説明会を開き、その上で改めて理事会で決議をすることにしました。
結果的に、「管理会社には専門家が沢山いるのだから、そちらを活用したらどうか」という、私からすれば根本的に論点の違う意見に賛同者が多く、加入は(しばらくは)見送ることになりました。
後者の例では、コミュニティ便りという名前の管理組合報を発行したことがありました。
毎月発行していましたが、第6号を未だに(前号から半年ほど経っています)発行していません。
あと、皆の意見を募集しておきながら、その意見書に回答をしない、という事もありました。
管理組合への意見に対して、書いた本人宛に回答する必要性を感じていないため、私からすれば当然のことでした。
回答は管理組合全体に対して、理事会の活動として回答するものだと思っています。
しかし、書いた本人は「書いた本人宛に回答しないと、名前を書いた意味が無い」という意見を書いてきました。
意見には部屋番号と氏名を明記することを条件としていましたが、それは不明な部分があった場合に質問を行うことと、変な意見を防止することが大きな目的であり、回答する先を考慮したものではありません。
結局、最初の質問から半年後に本人宛に回答しました。
その間、回答が無いという苦情が頻繁に寄せられていました。
私としては理事会の活動としてでなく、回答書を作るためだけの検討が必要になったのは不本意でした。
私自身、この状況と、そう言いたくなる気持ちを理解できます。
それは、冒頭にも書いた、私自身が以前住んでいたマンションで、私が行っている事とあまり変わりません。
第三者の立場で見ると、私だったらもっとうまく出来た、という気持ちを抱いてしまうのだと思います。